まずは、手間、工数がかかっている業務を任せる、というのはいかがでしょう。
採用以外の業務も兼務している場合や、採用専任なんだけれども、一人当たりが担当する募集ポジション数が多くなると、どうしても一つ一つの採用業務に割ける工数が不足しがちになります。
また、「営業職を〇名採用したい」、「増産のため製造職で〇名増員が必要」等により、一気に多めの人数を採用しなければならない場合だと、求人広告やエージェント等への募集手配から始まり、応募があった際の対応や面接日程を調整する等の業務についても、比例して手間が増えていきます。
「応募者Aさんは書類選考で不合格になったけど、応募者Bさんは一次面接をすることになったな。応募者Cさんは昨日の一次面接は合格になったから、急いで最終面接を調整しなければ。あの部署の最終面接は誰が面接官として出席するんだっけ？あ、応募者Dさんには適性検査の案内を送ったかな…」
時間と共に応募数や選考に進む人数も増えてきて、同時並行でいろんなことが動くので、バタバタと追われることになり、さらには、こんな悪影響が出る場合も。
「あぁ～、採用以外の他の業務ができない…」
「他にも採用しないといけないポジションがいくつかあるのに、手が回らない…」
そんな時は、採用代行会社との役割分担です。どんな人財を何名、いつまでに、どのくらいの費用をかけて採用されたいのか等の要件定義（以前の記事でお話しした採用のQCD）や募集の手配については自分たちで行うが、それ以降の応募受付や面接日程調整といった一部分を任せてみる等です。
次に、採用する必要が発生したら、そのままお任せされるのもアリです。
採用代行会社には、どんな人財を採用したいか等の要件定義から一緒に入ってもらい、募集手配や応募受付、面接日程調整等も網羅的にやってもらう。もちろん、書類選考や面接等の、どんな人を採用するかの意思決定は自社で行われることをお勧めします。そこまで外部に任せてしまうのはちょっと…ですね。
応募者を獲得することや、面接等の段取りはお任せできて、自社は『選考』に集中できるというわけです。
２つの例を挙げてみましたが、どうしても最初の頃は、「依頼しても本当にやれるの？」と、疑心暗鬼というか、不安な心情をお持ちだと思います。まだ相手のことも良く知らない段階で、何をどう任せて良いのやらで、「いきなり任せるのはちょっと…」となるのが心情というモノです。まずは今回挙げたような一部分から任せてみて、安心できそうであれば、徐々に任せる範囲を広げていくのもよろしいかと思います。その安心が何度も積み重なっていけば、信用や信頼へと変化していきますので。
だって、人間だもの。
